• تطابق فرایندهای استاندارد سیستم با فرایندهای کسب و کار

این شاخص به تطابق فرایندهای کسب و کار با فرایند های سیستم در سطح استراتژیک، عملیاتی و فنی (Madapusi, 2008; Ifinedo, 2008) و تطابق سیستم با ساختار سازمانی که سیستم در آن استقرار می‌یابد (Morton and Hu, 2008)، اشاره دارد. تطابق باید در تمامی فرایندهای مرتبط با استقرار سیستم، تصمیم گیری ها و تغییرات در سطح استراتژیک، میانی و عملیاتی وجود داشته باشد (Hallikainen et al., 2009; Benders et al., 2006). این مسئله به ویژه در سازمان های کوچک و متوسط ​​نمود بیشتری می‌یابد تا بتوانند با هزینه کمتری از سیستمی استفاده نمایند که مطابقت بیشتری با کارکردها و فرآیندهای کسب و کار ایشان داشته باشد و به نحو موثرتری به مدیریت کسب و کار پرداخته و بهره وری عملیات را افزایش دهند (Umble et al., 2003). انتخاب سیستم اشتباه به معنای انتخاب معماری و برنامه های کاربردی اشتباه است که مطابق اهداف استراتژیک سازمان و یا فرآیندهای کسب و کار نیست (Sawah et al., 2008). در این صورت فرایند پیاده سازی و به کارگیری این سیستم ها نیازمند مجموعه ای از تغییرات در فرایند کسب و کار و ساختار سیستم موجود جهت وفق دادن و متناسب سازی آن با فرآیندهای جاری کسب و کار خواهد بود (Dillard and Yuthas, 2006; Tsai et al., 2011) که این مسئله زمان بر بوده، مستلزم صرف هزینه بالایی می‌باشد و نهایتاً با ریسک بالایی همراه است. لذا انتخاب یک بسته نرم افزاری مناسب و منطبق با فرایندهای سازمان یکی از معیارهای مهمی است که سازمان در انتخاب این سیستم باید مورد نظر قرار دهد. توجه ‌به این امر تا جایی مهم است که حتی می‌تواند منجر به بهبود فرآیندهای کسب و کار شود. نکته مهم دیگری که در این راستا وجود دارد آن است که با توجه به نیاز به تغییر در سازمان با استقرار سیستم، هر چه میزان تطابق فرایندهای سیستم با فرآیندهای سازمان بیشتر باشد، امکان انجام سریعتر و آسان تر مدیریت تغییر در داخل سازمان جهت تغییر فرایندهای سازمان با رویه های موجود در بسته نرم افزاری مدیریت منابع سازمان آسان تر خواهد بود.

• هم سویی برنامه ها و راهبرد های فناوری اطلاعات با راهبرد های کسب و کار

تطابق میان اهداف کسب و کار و اهداف و استراتژی های فناوری اطلاعات یکی دیگر از شاخص های مهم و تاثیر گذار بر موفقیت استقرار سیستم است (Hallikainen et al., 2009; Benders et al., 2006). از آن جا که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان متشکل از یک پایگاه داده مرکزی و تعدادی مؤلفه‌ و برنامه کاربردی می‌باشد که با یکدیگر به صورت یکپارچه کار می‌کنند، لذا باید از یکپارچگی و تطابق استراتژی و برنامه کسب و کار با راهبردهای فناوری اطلاعات اطمینان حاصل گردد تا احتمال پشتیبانی سیستم از برنامه های سازمان افزایش یافته و بدین وسیله تعهد مدیریت به استقرار و انگیزش کارکنان به استفاده درست و مناسب از سیستم افزایش یابد (Somers and Nelson, 2003; Sawah et al., 2008; Zhu et al., 2010).

• امکان پذیری تغییر سیستم از قبیل فرایندها، خروجی ها، رابط کاربر، کدهای برنامه و … جهت تطابق با نیازمندی های کسب وکار سازمان مشتری (شخصی سازی)

پیاده سازی این سیستم اغلب نیازمند تغییرات تکنولوژیک، عملیاتی، مدیریتی، راهبردی و سازمانی است. استقرار این سیستم متفاوت از سایر سیستم های اطلاعاتی است و لذا روش های مورد استفاده در پیاده سازی سایر سیستم های اطلاعاتی برای پیاده سازی آن مناسب نیست (Ifinedo, 2008). نکته حائز اهمیت در این جا آن است که با توجه ‌به این که نیازمندی سازمان ها دائما در حال تغییر است، لذا بسته نرم افزاری منتخب باید قابلیت پشتیبانی از این تغییرات را داشته باشد. این مسئله مستلزم آن است که به عنوان مثال چارچوب و شکل گزارشات باید قابل طراحی باشد، امکان افزودن مراکز هزینه جدید، تغییر ساختار سازمانی و مشاغل و پست ها متناسب با تغییرات صورت گرفته در داخل سازمان و یا امکان تغییر برخی از پارامترها در داخل سیستم وجود داشته باشد. در حقیقت سازمان هایی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را پیاده سازی می نمایند، همواره با دغدغه میزان سفارشی سازی این سیستم روبه رو هستند. از آن جا که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان اغلب به عنوان بسته نرم افزاری از پیش طراحی شده عرضه می شود؛ در برخی موارد کارکردهای این سیستم با نیازهای سازمان متفاوت است. لذا به منظور منطبق نمودن سیستم با نیازمندی های سازمان، شخصی سازی سیستم صورت می‌گیرد. البته در پاره ای از موارد نیز امکان تغییر و بهبود فرآیندهای موجود در سازمان و ساخت سیستم ‌بر اساس فرآیندهای بهینه امکان پذیر می‌باشد؛ لیکن این روش به شدت زمان بر و پر هزینه می‌باشد و تنها سازمان های بزرگ از پس هزینه های انجام آن بر می‌آیند. ‌بنابرین‏ تطبیق سیستم عرضه شده توسط تولیدکننده این سیستم با نیازمندی های سازمان به مراتب مقرون به صرفه تر خواهد بود. ‌بنابرین‏ انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و سفارشی سازی آن جهت انطباق با نیازمندی های سازمان یکی از گزینه های اصلی بهره گیری از این گونه از سیستم های یکپارچه در سازمان ها می‌باشد. بر این اساس سازمان باید نیازها و ویژگی های مورد نظر کسب و کار خود و ویژگی های سیستم انتخاب شده را شناسایی نماید و مواردی را که خواستار تغییر در سیستم است، تعیین نماید.

لازم به ذکر است که نقطه مقابل سفارشی سازی سیستم، تغییر فرآیندهای سازمان برای هماهنگی با سیستم است. در این حالت فرآیندهای سازمان به نحوی طراحی دوباره می‌شوند که با سیستم منطبق شوند. تغییر در فرآیندها می‌تواند سازمان با را مشکلات متعددی روبرو نماید چرا که باعث می شود تا روش کار کارکنان تغییر یابد و این امر ممکن است به ایجاد مقاومت در مقابل تغییر بیانجامد و متعاقبا زمان و هزینه پیاده سازی سیستم افزایش یابد. در پروژه های پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، کارکنان توقع دارند که اطلاعات مورد نیازشان، در اسرع وقت در اختیار آن ها قرار گیرد. افزایش پاسخ گویی سیستم به نیازهای اطلاعاتی کارمندان مستلزم تطابق هرچه بیشتر سیستم با فرآیندهای کسب و کار سازمان بوده و این به معنای تغییر هرچه بیشتر سیستم جهت تطابق با سازمان است. از سوی دیگر پروژه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید با هزینه مقرون به صرفه راه اندازی شده و در زمان مقرر در اختیار سازمان قرار گیرد. در این راستا هرچه میزان تغییرات کمتری در سیستم اعمال گردد، هزینه پیاده سازی کاهش یافته و زمان پیاده سازی نیز از زمان بندی اولیه تجاوز نخواهد کرد. به علاوه، کارکنان سازمان خواستار اعمال کمترین تغییرات در روش های فعلی انجام کار خود هستند. وجود چنین تناقض هایی سازمان ها را با مشکل روبر خواهد نمود. چنین مشکلاتی باید در مراحل تصمیم گیری برای پیاده سازی سیستم شناسایی و پیش‌بینی شوند و با ایجاد توازن بین این موارد، به راه اندازی سیستم در سازمان اقدام شود.